Automatisk plattform for medarbeiderundersøkelser i staten

Om STAMI

STAMI, Statens arbeidsmiljøinstitutt, er finansiert av Arbeids- og inkluderingsdepartementet og forsker på sammenhengen mellom arbeid, velvære og helse — for å identifisere risikofaktorer og foreslå forebyggende tiltak. Instituttet er involvert i over 60 forskningsprosjekter i året, i samarbeid med flere partnere.

Et prosjekt med HR-forskning krevde en mer teknisk undersøkelsesløsning enn instituttet hadde internt. STAMI valgte å samarbeide med MI Pro om plattformen, for å avlaste det interne IT-teamet.

Oppdraget fra DFØ

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) samarbeider tett med statlige virksomheter om medarbeiderundersøkelser, men hadde ikke kompetansen internt til å bygge en vitenskapelig robust undersøkelse som oppfylte krav som GDPR og universell utforming. DFØ ba STAMI om å bygge undersøkelsen, med instituttets kompetanse på HR-forskning.

Utfordringene

For å levere data av høy kvalitet til DFØ, raskt og kostnadseffektivt, måtte STAMI løse:

• Et lite IT-team uten kapasitet til flaskehalser — løsningen måtte effektivisere der det var mulig.
• Strenge krav til data- og IT-sikkerhet i all forskning.
• Undersøkelser som endret seg underveis i prosessen.
• Automatisk universell utforming, uten manuelt arbeid ved hver ny undersøkelse.
• 70+ spørsmål og krav om at alle felt måtte fylles ut, som ga høyt frafall.
• Mye manuell input fra forskerne, med risiko for tekniske og menneskelige feil.
• En ny undersøkelse måtte settes opp fra bunnen for hvert prosjekt.

Kravene

Målet var en moderne, robust og sikker løsning for HR-forskerne. Løsningen måtte:

• Være enkel å implementere, uten å legge beslag på IT-avdelingens tid.
• Håndtere samtykke automatisk gjennom Altinn.
• Være skybasert, og la seg integrere i STAMI Secure Zone — instituttets lukkede nettverk for datalagring.
• Være enkel å bruke for forskere med minimal IT-erfaring.
• Sende rapporter automatisk tilbake til DFØ.
• Ha en selvbetjeningsportal for sluttbrukere og STAMI.

Løsningen

STAMI og MI Pro bygde sammen en automatisert løsning. Et tilpasset Altinn Integrasjons Punkt (AIP) sender samtykke gitt i Altinn automatisk inn i MI Pro-plattformen.

På plattformen sørget MI Pro for at undersøkelser og rapporter ble universelt utformet, blant annet med opplesing av innhold for blinde respondenter. Undersøkelsen kunne endres etter lansering — uten at STAMI lenger måtte gjøre justeringer manuelt i et Excel-ark — og respondenten kunne starte på PC og fullføre på mobil eller nettbrett.

En selvbetjeningsportal lar STAMIs HR-team bestille en undersøkelse selv: velge moduler som automatisk bygger riktig spørreskjema, laste opp en liste over ansatte med e-post og avdelingstilhørighet, sette dato for utsendelse, og hente de ferdige rapportene.

Rapportene genereres automatisk som PowerPoint, tilpasset virksomhetens avdelingshierarki. Granularitet og diagramtype velges automatisk ut fra avdelingens størrelse for å bevare anonymiteten, og en organisasjon kan få flere hundre skreddersydde rapporter ferdig på få minutter. Et samarbeid med et designbyrå og en aktør innen universell utforming sikret at alle diagrammer, tabeller og figurer også oppfyller WCAG, med alternative representasjoner en skjermleser kan lese.

Resultatene

Siden lanseringen i april 2022 har flere hundre virksomheter fullført undersøkelsen. Med MI Pro-plattformen har STAMI kunnet gi DFØ dataene de trenger — raskt, enkelt, og til den standarden som forventes av instituttet.